Mi ez egyáltalán?
Az “autoresponder” egy olyan webes szoftver illetve szolgáltatás, amelynek segítségével email címlistákat lehet építeni és menedzselni, és ezekre hírleveleket, meghívókat, promóciós anyagokat, emaileket lehet küldeni. Ez jogilag reklámtevékenység, amit törvény szabályoz, illetve ennek technológiai szabályai is vannak. Ezen túl a responder automatizálja a levelezési folyamatokat, és ezáltal rengeteg adminisztrációval eltöltött időt szabadít fel.
Mit jelent a tömeges levélküldés?
Gyakorlatilag 10-30 email egyszerre történő kiküldése már a spam-törvény hatálya alá esik.
Mit ír elő a SPAM-törvény?
Erről részletesen olvashatsz itt – de azért pár mondatban összegezzük:
1.) Csak azoknak küldhetünk emailt, akik saját maguk iratkoznak fel a címlistánkra, és ezt igazolni is tudjuk (ezt opt-in rendszernek nevezzük, ez törvényi előírás)
2.) A feliratkozást ellenőrző kóddal vagy linkkel hitelesíteni is kell az email címekkel történő visszaélések elkerülése végett
3.) Minden kiküldött levélnek tartalmaznia kell leiratkozási lehetőséget, ezt nem akadályozhatjuk vagy nehezíthetjük meg
Mit kell tudnia a tömeges levélküldés technológiai szabályozásáról?
Minden szolgáltató (gmail, freemail, citromail, hotmail, céges emailszerverek, stb.) védik a felhasználókat a kéretlen üzenetektől, és az erre szolgáló szűrőket folyamatosan fejlesztik és frissítik.
Amik hatással vannak arra, hogy a szolgáltatók spam-ként ítélnek-e meg egy üzenetet a következők:
1.) A levél dinamikus vagy fix IP címről érkezik-e?
Minden magánszemély, aki az internetre kapcsolódik, dinamikus IP-címmel használja a világhálót. Fix IP-címet szerverek üzemeltetéséhez használnak, ez prémium szolgáltatás, amiért komolyabb összegeket kell éves szinten fizetni.
2.) A levél küldője (mint levélküldő szerver) regisztrálva van-e a Nemzeti Hírközlési Hatóság Hivatalánál, mint regisztrált mailszerver?
A bejutási arány
Ez egy szakkifejezés, amely megmutatja, hogy a kiküldött levelek hány százaléka érkezik meg a címzettek “beérkező levelek” mappájába. Megfelelő responder szolgáltatás nélkül, a “magánakcióként” outlook fiókból, gmail-ről kiküldött tömeges levelek 50-60%-a is fennakadhat a szolgáltatók spamszűrőin, és vagy meg sem érkeznek a címzettek nagy részéhez, vagy egyből azok spam-fiókjaiba kerülnek. Ez nagyon jelentős kommunikációs veszteség, ráadásul úgy, hogy az eredményekről nem is tudhatunk semmit.
A jó responder szolgáltatások 95-99%-os bejutási aránnyal dolgoznak – ráadásul a segítségükkel az is nyomon követhető, hogy ki olvasta el a levelünket, és ki nem!
Gyors responder-piaci körkép
A respondereknek két típusa létezik:
1.) Dobozos szoftver: ennek előnye, hogy egyszer kell megvenni (azután legfeljebb a frissítéseket, bővítéseket). Tehát ez egyszer egy jelentősebb összegű kiadás, de a folyamatos használat nem kerül pénzbe.
A legnagyobb hátránya, hogy ha saját számítógépről használjuk, akkor a dinamikus IP címek problémáját nem oldja meg, és ez jelentősen csökkenti a bejutási arányt. Ahhoz, hogy egy dobozos szoftver kielégítő hatásfokkal működjön, fix IP-t is kell bérelni hozzá – ami önmagában havi 1500-5000 Ft-os rendszeres kiadást jelent, így a havi díjfizetés tulajdonképpen mégsem kerülhető el.
2.) Szolgáltatások: ebben az esetben a responder szolgáltató biztosítja a teljes technikai és kiszolgálási hátteret dedikált és regisztrált levelezőszerverek által, és ezért a felhasználó havidíjat fizet. Ebben az esetben általában nincsen “beugró”, nincs szükség nagyobb összegű beruházásra.
A két típus közül a szolgáltatások az elterjedtebbek, a biztonságosabbak és a hatékonyabbak.
A hazai responder-szolgáltatások árai elég széles skálán mozognak. Általános jellemzőjük, hogy a szolgáltatási díj két részből áll össze: fix összegű havidíj + levélforgalom utáni díj – adatforgalomtól vagy kiküldött levélszámtól függően.
Van néhány ingyenes szolgáltatás is – ezek azonban vagy az adatbázist (például csak 100 feliratkozónak küldhetünk levelet), vagy a levélkiküldést (havonta csak 500 levelet küldhetünk ki) korlátozzák. Jellemzően minden ingyenes szolgáltatás marketing-csali, aminek a célja a fizetős szolgáltatási csomagok értékesítése.
Az igazán jelentős eltérések két területen jelentkeznek a responder-szolgáltatások között:
1.) mennyire felhasználóbarát a kezelőfelület? Több responder angol adminisztrációs felülettel rendelkezik, a legtöbb használatához minimális html-tudás szükséges, mert kódokat kell beszúrni, stb, stb.
2.) milyen automatizálási és kényelmi funkciókkal rendelkezik?
Mire jó egy autoresponder?
Talán az a legjobb, ha rögtön azt mutatjuk meg, mit tud a ChurchResponder:
- Email címeket lehet gyűjteni a honlapon a chuhrchresponder feliratkozási lehetőségei révén.
- A honlapra látogatók nagy részével azonnal kapcsolatot alakíthatsz ki és folytathatsz, hosszútávon és automatizálva – mégis személyre szólóan! Ezzel az ismeretlen látogatókból ismerős, akár a személyes közösségig is eljutó valóságos kapcsolatokat nyer! Hogyan? Úgy, hogy a responder minden levélbe behelyettesíti a feliratkozó nevét, bárhová, akár mondat közben is – így teljesen olyan hatása van a levélnek, mintha személyesen a címzettnek szólna.
- Egyszer kell megírnod köszöntő vagy bemutatkozó leveled, tanulmány-sorozataid, és az azokra jelentkezők ütemezve, névre szóló módon megkapják, bármikor is jelentkezzenek fel a listára, és a beállításaid szerint ütemezve vagy a válaszaik, döntéseik alapján módosítva folyamatosan kapják is azokat.
- Rendszeres hírleveleket, alkalmi tájékoztatókat küldhetsz, különböző sorozatokat írhatsz az érdeklődőknek, a gyülekezeti tagoknak, a fiataloknak vagy a támogatóinak – és mindezt a kiválasztott célcsoportnak egyetlen gombnyomással elküldheted – vagy az elküldést előre beállíthatod, ütemezheted.
- Nem kell többé egyesével sablonleveleket írnod, rejtett másolatokként e-mail címeket másolgatnod, és outlookból vagy más programból, esetleg az ingyenes levelezőprogramok (gmail, freemail, stb.) webes felületein időigényesen, robotolva leveleket küldözgetned nagy hibaszázalékkal és sok visszapattanó, mail-daemonos eredménnyel
A legfontosabb célja tehát, hogy
1.) A törvényeket betartva legálisan lehessen email adatbázist építeni és tömeges levelezést folytatni
2.) Automatizálni lehessen az emailben történő kommunikációs folyamatokat
3.) Ezáltal jelentős időt és munkát takaríthatunk meg az adminisztrációs munkában, amit emberekre, jelentősebb ügyekre fordíthatunk
És akkor jöjjön a számunkra legfontosabb kérdés:
Miért érdemes minket és a Churchrespondert választani?
Íme, néhány igazán jó érvünk:
1.) Mert ezt a rendszert kifejezetten gyülekezeteknek fejlesztettük, olyan plusz kényelmi funkciókkal, amelyeket a piacon kapható többi, cégek számára készült responder szolgáltatások nem tartalmazzák
2.) Mert a legfontosabb szempontok egyike az volt, hogy átlátható, logikus, ergonómikus és teljesen magyar kezelőfelülettel rendelkezzen, amihez semmiféle programozói tudás nem szükséges, és egyetlen kódot sem kell sehová beszúrni. Alig van ilyen rendszer a piacon lévők között!
Csak két példa:
a.) ütemezett levélküldés: például minden pénteken 18 órakor menjen ki egy automatikus emlkeztető email az ifjúsági csoport minden tagjának, hogy szombaton ne felejtsék el az ifiórát
b.) minden listához beállítható egyedi jogosultság – ami azt jelenti, hogy kiadhatjuk az ifjúsági vezetőnek, hogy az ifi levelezőlistát kezelje ő, úgy, hogy a többihez nem fog hozzáférni
3.) Mert bármilyen egyedi mező hozzáadható már a jelentkezési űrlaphoz is, ezáltal annyi szempont alapján szűrhetjük a listánkat és automatizálhatjuk a nekik küldött leveleket, amennyi szempontot csak létre kívánunk hozni.
Mit jelent ez? – Például írhatunk levelet egyetlen beállítással a több száz fős gyülekezetünk 18-24 év között hölgy tagjainak, hogy meghívjuk őket egy kifejezetten nekik szóló programra. A rendszer automatikusan kiválogatja a címlistánkból azokat, akiket a levél érint, és csak nekik küldi el a meghívót.
4.) Mert teljes körű statisztikai rendszer kíséri figyelemmel minden kiküldött levelünket. Nyomon követhetjük, kik olvasták el a leveleinket, és azoknak, akik nem nyitották meg, küldhetünk újat, vagy elérhetjük őket más módokon. Ráadásul (szakmai szempontból) a legfejlettebb “nyomkövető” rendszer ellenőrzi azt, hogy a címzettek közül ki olvasta a leveleinket és ki nem.
Mire jó ez? – Például kiküldünk egy körlevelet a vezetőségnek a következő találkozó részleteivel kapcsolatban, majd két nappal a találkozó előtt leellenőrizzük, kik olvasták el, és akik valamilyen okból nem nyitották meg a postafiókjukat (például nem voltak internet közelében), azokat felhívhatjuk telefonon, hogy tájékoztassuk őket.
5.) Bármekkora méretű és bármilyen típusú fájl csatolható a kiküldött levelekhez – anélkül, hogy azzal az olvasóink postafiókját megterhelnénk. A csatolmányokat ugyanis a levélküldő a saját tárhelyére tölti fel, ami a responder szolgáltatás része, majd a program automatikusan generál egy letöltési linket, amit beszúr a levélbe.
Vagyis feltölthetünk akár egy videófájlt is, az olvasó nem fog kapni egy több száz megabájtnyi csatolmányt tartalmazó emailt, hanem a levélben található linkre kattintva egyszerűen letöltheti a számára küldött anyagot.
6.) A legszélesebb körben kezelhetjük és válogathatjuk össze azt a címlistát, akiknek a levelünket ki akarjuk küldeni. Listákat vonhatunk össze, listatagokat zárhatunk ki akár egyedileg is bárhonnan, küldhetünk levelet egy alkalommal az összes listánkon lévő személynek anélkül, hogy annyiszor kapná meg, ahány listára feliratkozott, stb. stb. Egy sor olyan beállítási lehetőséget tartalmaz a churchresponder, amelyet egyetlen általunk ismert hírlevélküldő rendszer sem!
7.) Bátran állíthatjuk, hogy a legjobb ár/érték aránnyal rendelkező szolgáltatás a miénk! Nincs ingyen, de nem is 2-3 Ft-ba kerül egy-egy kiküldött levél (mert van ilyen szolgáltatás is Magyarországon!) Ráadásul a churchresponderen keresztül befolyó pénzt missziós szolgálatokba és szolgáltatások fejlesztésébe fektetjük – tehát a pénz a misszió körforgásában marad!
További részletek, egy hónapos kipróbálási lehetőség, megrendelés itt (kattints a képre):
